Die GPS-Zeiterfassung ist nur dann wertvoll, wenn sie verwertbar wird. ChronoTrack verwandelt jede GPS-Zeiterfassung automatisch in Stunden, aggregiert pro Mitarbeiter und pro Kunde, mit Excel-Export – um die Lohnabrechnung vorzubereiten und Rechnungen zu stellen, ohne Daten je neu einzugeben.
Aus den GPS-Zeiterfassungen berechnet ChronoTrack die Stunden pro Mitarbeiter und pro Kunde für den Zeitraum Ihrer Wahl. Keine Papierzettel mehr zum Monatsende zusammentragen: Der Bericht ist mit zwei Klicks fertig.
Zeiterfassungen außerhalb des Umkreises, Verspätungen und Abwesenheiten im Vergleich zum Dienstplan: Abweichungen werden erkannt, damit Sie schnell handeln können. Der Return on Investment ist oft schon im ersten Monat da.
Jeder Bericht lässt sich nach XLSX exportieren und direkt in Ihrer Lohnsoftware oder von Ihrem Steuerberater nutzen. Sie sparen jeden Monat Stunden und vermeiden Übertragungsfehler.
In Dienstleistungsunternehmen dauert die Vorbereitung von Lohnabrechnung und Rechnungen oft mehrere Tage im Monat: Stundenzettel einsammeln, Handschriften entziffern, denen hinterherlaufen, die nichts abgegeben haben, alles in eine Tabelle übertragen, Rechenfehler korrigieren. Diese Zeit ist unsichtbar, weil sie verteilt anfällt, summiert sich aber übers Jahr auf Wochen.
Die zweite Kostenstelle ist unauffälliger: geleistete, aber mangels Nachweis nie abgerechnete Stunden. Sie tauchen in keinem Dashboard auf und gehen doch direkt von Ihrer Marge ab.
ChronoTrack ersetzt sie nicht. Es liefert, was ihr fehlt: verlässliche Stunden, bereits pro Mitarbeiter und Zeitraum summiert und nach Excel exportierbar. Sie erhalten eine Datei, die Sie in Ihr Lohntool importieren oder Ihrem Steuerberater senden können – ohne Zwischeneingabe.
Ein Punkt, den viele Tools ignorieren. Sie legen pro Standort eine Fahrzeit fest, die dem Mitarbeiter angerechnet wird, ohne dem Kunden berechnet zu werden. Die Berichte unterscheiden daher ausdrücklich drei Werte: Zeit vor Ort, angerechnete Fahrzeit und die dem Mitarbeiter geschuldete Gesamtzeit.
Die Folge ist direkt: Die Lohnabrechnung berücksichtigt die Fahrzeit, die Kundenrechnung nur die Leistung, und Sie müssen nicht mehr von Hand zwischen beiden abwägen.
Jede manuelle Korrektur bewahrt die ursprüngliche Uhrzeit. Die korrigierte Zeiterfassung zeigt den Namen der Person, die sie geändert hat, und die Details zeigen den Wert vorher und nachher. Wird eine Zeiterfassung mehrmals korrigiert, bleibt der allererste Wert erhalten.
Sie behalten die nötige Flexibilität – ein Mitarbeiter vergisst auszustempeln, das kommt vor –, ohne die Nachvollziehbarkeit zu verlieren, die dem Ganzen seinen Wert gibt.
Eine eigene Registerkarte bündelt, was Ihre Aufmerksamkeit verdient: Zeiterfassungen außerhalb des Umkreises mit gemessener Entfernung, ungewöhnlich kurze oder lange Dauern, Zeiterfassungen ohne Abgang sowie Verspätungen oder Abwesenheiten im Vergleich zum geplanten Dienstplan. Sie bearbeiten eine Liste von Ausnahmen, statt einen ganzen Verlauf durchzuscrollen.
Dieselben Zeiterfassungen lassen sich nach Mitarbeiter – für Lohnabrechnung und Vertragsstunden –, nach Kunde – für Rechnungsstellung und Kontrolle des vereinbarten Volumens – und nach Zeitraum für den Monatsvergleich ansehen. Jede Sicht lässt sich nach Excel exportieren und die Zeiterfassungsdetails können gedruckt werden – das genügt meist, um eine Kundenreklamation zu klären.
Diese Verlässlichkeit beruht vollständig auf der Qualität der Datenerfassung: Die GPS-Umkreisprüfung bei der Zeiterfassung macht den Unterschied zwischen einer Selbstauskunft und belastbaren Daten.
Auf der Seite Buchungen gibt die Schaltfläche „Exportieren“ alle Buchungen des gefilterten Zeitraums als PDF, als Excel-Datei (Details und Summen pro Mitarbeiter), als CSV oder als Stundendatei pro Personalnummer für den Import in Silae aus. Die Personalnummer jedes Mitarbeiters ist in allen Exporten enthalten.
Eine Einsatzkraft hat das Stempeln vergessen? Die Leitung trägt die Buchung nach. Der Eintrag wird als manuell gekennzeichnet, mit Urheber, Datum und Grund: Nichts wird stillschweigend geändert.
Der Einsatznachweis ergänzt die Buchung, wenn Ihr Kunde einen Beleg verlangt: Fotos vorher und nachher, Kommentar und Unterschrift des Kunden auf dem Telefon der Einsatzkraft oder der Vermerk „Kunde abwesend“. Das PDF mit Zeitstempel lässt sich im Reiter Einsatznachweise der Berichte herunterladen.
Zum Datenschutz: Die GPS-Position einer Buchung wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht; die Zeiten bleiben für Ihre Berichte verfügbar.
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