Einen Mitarbeiter im Außeneinsatz ohne E-Mail und ohne App zu informieren, ist mühsam. ChronoTrack zeigt Ihre Nachrichten dort, wo sich Ihre Teams ohnehin anmelden – auf dem GPS-Zeiterfassungsbildschirm – und lässt Sie gezielt nach Kunde oder Team adressieren.
Ihre Nachrichten erscheinen auf dem Zeiterfassungsbildschirm des Mitarbeiters. Sie richten sie an das ganze Unternehmen, an die Einsatzkräfte eines Kunden oder an ein bestimmtes Team und verfolgen, wer sie gelesen hat.
Wer die Kommunikation im Tool bündelt, reduziert Anrufe und Vergessenes, und jede Einsatzkraft hat die Informationen, die sie braucht. Besonders nützlich für verstreute Teams in der Reinigung oder im Bereich Sicherheit vor Ort.
Informationen an verstreute Teams weiterzugeben, ist oft Flickwerk: eine an einem Notfalltag gegründete WhatsApp-Gruppe, einzelne SMS, ein Zettel vor Ort. Das Ergebnis ist immer dasselbe – niemand weiß, wer was gelesen hat, alte Nachrichten gehen verloren, und Mitarbeiter, die den Standort wechseln, erhalten die für sie relevanten Anweisungen nicht.
Es funktioniert bis zu dem Tag, an dem es zum Problem wird. Eine WhatsApp-Gruppe vermischt Arbeit und Privatleben, hängt von den privaten Nummern Ihrer Mitarbeiter ab, kommt schlecht mit Fluktuation zurecht – jeder Ausscheidende muss entfernt werden – und hinterlässt im Unternehmen keine verwertbare Spur. Vor allem lässt sich nicht feststellen, wer eine Anweisung tatsächlich gelesen hat.
Hier erscheint die Nachricht auf dem Zeiterfassungsbildschirm, also genau in dem Moment, in dem der Mitarbeiter seinen Einsatz beginnt, und Sie sehen, wer sie gelesen hat.
Das gilt für jeden Kanal, der einen bewussten Schritt erfordert. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt: Die Nachricht erscheint beim Einstempeln, nicht in einem Posteingang, an den man denken muss. Die Lesebestätigung zeigt Ihnen dann genau, wer die Anweisung gesehen hat und wer noch erinnert werden muss.
Eine Nachricht kann an das ganze Unternehmen, an das Personal eines bestimmten Kundenstandorts, an ein Team oder an beides zugleich gehen – zum Beispiel an das Frühteam eines bestimmten Standorts. So vermeiden Sie den gegenteiligen Effekt einer einzigen Gruppe, in der zu viele irrelevante Nachrichten am Ende vom Lesen abhalten.
Ein Team fasst Mitarbeiter unter der Verantwortung eines Verantwortlichen zusammen, mit einem Namen und einer Farbe, die es in der ganzen App erkennbar machen. Es dient dazu, den Dienstplan zu filtern und zu gruppieren, Nachrichten gezielt zu versenden und Mitarbeiterlisten zu organisieren.
Es dient auch zur Trennung von Zuständigkeiten: Sie können jeden Verantwortlichen auf die Zeiterfassungen der Teams beschränken, für die er zuständig ist. Jeder sieht dann nur seinen eigenen Bereich – oft notwendig, sobald ein Unternehmen einige Dutzend Mitarbeiter überschreitet.
Nachrichten, Anweisungen und Informationen laufen über die Seite Zeiterfassung ohne App – dieselbe, die Ihr Personal bereits nutzt. Es gibt also kein Konto anzulegen, keine private Nummer zu erfassen, und neue Mitarbeiter erhalten ihre Anweisungen ab dem ersten Dienst. Fließen Informationen in die andere Richtung, geschieht das über eine Meldung mit Foto.
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