Ihre Verantwortlichen führen Inspektionen direkt vor Ort durch, mit individuellen Formularen und Fotos, und erstellen einen PDF-Bericht mit Zeitstempel für den Kunden. Ein konkretes Verkaufsargument, um die Qualität Ihrer Leistungen zu belegen.
Vor Ort scannt der Verantwortliche den QR-Code des Standorts. Seine PIN startet den Qualitätsablauf statt der Zeiterfassung: Er füllt seine Checkliste auf dem Telefon aus und macht Fotos. Nichts zu installieren, alles läuft im Browser.
Jede Inspektion erzeugt einen PDF-Bericht mit Zeitstempel mit den Antworten und Fotos in voller Größe. An den Kunden gesendet, belegt er Ihre Professionalität und wird zu einem echten Hebel der Kundenbindung, besonders im Bereich Reinigung und Facility.
Alle Inspektionen werden archiviert und lassen sich nach Kunde oder Formular filtern, um die Qualitätsentwicklung im Zeitverlauf zu verfolgen.
Fast jedes Dienstleistungsunternehmen hat ein Qualitätskontrollprotokoll auf Papier. Nur wenige wenden es tatsächlich an, und immer aus denselben Gründen: Die Checkliste ist ein ausgedrucktes Word-Dokument, sie wird im Büro ausgefüllt – also aus dem Gedächtnis –, und die Fotos bleiben auf dem Telefon des Verantwortlichen. Nach drei Monaten füllt sie niemand mehr aus.
Das Problem ist nicht der Wille, sondern das Medium. Eine Kontrolle, die man erst im Büro erfassen muss, übersteht keine volle Woche.
Die Kontrolle erfolgt vor Ort, im Vorbeigehen, per Telefon. Der Verantwortliche scannt den QR-Code des Standorts – denselben wie das Personal –, gibt seine PIN ein, und das Formular öffnet sich direkt. Keine App zu öffnen, kein Standort in einer Liste zu suchen, keine Anmeldung. Eine kurze Inspektion dauert zwei bis drei Minuten.
Sie legen beliebig viele Formulare an, mit Feldern passend zu Ihren Leistungen: Sternebewertungen, Checkboxen, Auswahllisten, freie Kommentare und Fotos. Ein Formular für Büros, ein anderes für Gemeinschaftsflächen, ein drittes für einen anspruchsvollen Kunden – jedes mit eigenen Kriterien und eigener Reihenfolge.
Genau hier verändert das zeitgestempelte Foto das Gespräch. Jede Inspektion erzeugt einen PDF-Bericht mit Antworten, Bewertungen und ganzseitigen Fotos, samt Datum und Namen des Prüfers. Sie senden ihn dem Kunden unverändert: Aus Aussage gegen Aussage wird ein Beleg.
Derselbe Mechanismus wirkt auch in die andere Richtung – eine datierte, dokumentierte Kontrolle belegt, dass Sie die Leistung überwachen, was bei einer Vertragsverlängerung viel Gewicht hat.
Inspektionen lassen sich nach Kunde, Formular und Zeitraum filtern. Wenn Sie die Bewertungen desselben Standorts über mehrere Monate vergleichen, sehen Sie einen Abwärtstrend, bevor der Kunde ihn meldet – und können ihn mit den tatsächlich erfassten Stunden an diesem Standort vergleichen, die oft die Ursache sind.
Die Qualitätskontrolle ist kein isoliertes Modul: Sie nutzt die bereits eingerichteten Standorte, QR-Codes und PINs der GPS-Zeiterfassung. Es gibt nichts zusätzlich zu konfigurieren und nichts Neues zu erklären.
Bemerkt ein Mitarbeiter während seines Einsatzes ein Problem, meldet er es seinerseits über eine Meldung mit Foto. So erhalten Sie beide Perspektiven auf denselben Standort: den Alltag vor Ort und den Blick des Verantwortlichen bei den Inspektionen.
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