Zeiterfassungssoftware für Sicherheitsdienste

Das Kernproblem: Ihr Nachweis ist nur so gut wie Ihr Wachbuch

Ein privates Sicherheitsunternehmen verkauft Anwesenheit. Bestreitet der Kunde einen Dienst – „Samstagnacht war niemand da“ –, entscheidet das, was Sie vorlegen können. Ein nachträglich ausgefülltes Wachbuch, ein selbst ausgefüllter Stundenzettel oder ein SMS-Verlauf haben wenig Gewicht gegenüber einem unzufriedenen Kunden, der mit Zahlungsverweigerung droht.

Genau hier setzt ChronoTrack zuerst an: Jeder Dienstbeginn und jedes Dienstende erzeugt einen zeitgestempelten Datensatz, bei dem die GPS-Position des Wachmanns mit dem Umkreis des Standorts verglichen wird. Es ist keine Aussage mehr, sondern ein Beleg.

Dienstnachweis und Kontrolle von Rundgängen

Ein QR-Code pro Standort, gescannt zu Dienstbeginn

Sie hängen einen QR-Code im Wachraum oder am Personaleingang aus. Der Wachmann scannt ihn mit der Kamera seines Telefons, gibt seine 6-stellige PIN ein, und der Dienst beginnt. Dieselbe Geste zum Dienstende. Umkreisprüfungen stellen automatisch sicher, dass er vor Ort ist.

• Genauer Zeitstempel für jeden Dienstbeginn und jedes Dienstende
• GPS-Position erfasst und mit dem Umkreis des Standorts verglichen
• Zeiterfassungen außerhalb der Zone mit genauer Entfernung markiert
• Vollständiger Verlauf, exportierbar für den Kunden oder die Lohnabrechnung

Einen Rundgang Kontrollpunkt für Kontrollpunkt verfolgen

Bei großen Standorten können Sie an jedem Kontrollpunkt einen QR-Code anbringen: Laderampe, Untergeschoss, Dach, Technikraum. Der Wachmann scannt während des Rundgangs jeden Punkt nacheinander. Sie erhalten den tatsächlich zurückgelegten Weg mit der Uhrzeit jedes Durchgangs – und sehen sofort, wenn ein Kontrollpunkt ausgelassen wurde.

Es ist die digitale Version des Wächterkontrollsystems – ohne Gerät zu kaufen, ohne Lesegerät einzusammeln und ohne Akku zu laden.

Nacht- und Wochenenddienste

Es funktioniert zu Randzeiten genauso – also genau dann, wenn die Kontrolle am schwierigsten und Streitfälle am häufigsten sind. Die Dienstplanung ermöglicht den Vergleich zwischen Plan und tatsächlicher Zeiterfassung und zeigt Abwesenheiten und verspätete Dienstantritte automatisch an.

Schutz allein arbeitender Wachleute

Ihre Wachleute arbeiten oft allein, nachts, an verlassenen Standorten. Als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht, und Ihre Gefährdungsbeurteilung muss eine Möglichkeit vorsehen, bei Unwohlsein oder Übergriff Alarm auszulösen.

Über die Notruffunktion SOS auf dem Zeiterfassungsbildschirm kann der Wachmann sofort seinen Verantwortlichen alarmieren, der seine genaue GPS-Position per E-Mail erhält – und im Premium-Tarif zusätzlich per SMS. Keine komplizierte Geste, kein Code zum Merken, keine zusätzliche Ausrüstung.

Wichtiger Hinweis: Es handelt sich um ein ergänzendes Alarmsystem, nicht um ein zertifiziertes Personen-Notsignal-Gerät. ChronoTrack erkennt weder Stürze noch Bewegungslosigkeit automatisch und umfasst keine menschliche Überwachung rund um die Uhr. Verlangt Ihre Gefährdungsbeurteilung ein zugelassenes Personen-Notsignal-Gerät, wird ChronoTrack ergänzend dazu eingesetzt – nicht an dessen Stelle.

Die Einwände, die wir tatsächlich hören

„Meine Wachleute wechseln ständig“

Fluktuation und punktuelle Verstärkungen sind in der Sicherheitsbranche die Regel, und genau daran scheitern App-basierte Lösungen: Bis ein Wachmann eingerichtet ist, ist sein Einsatz schon vorbei. Hier ist ein Wachmann in weniger als einer Minute angelegt und stempelt sofort mit seiner PIN, ohne etwas zu installieren. Bei Veranstaltungen und kurzfristigen Verstärkungen macht das den Unterschied zwischen erfassten und nicht erfassten Diensten.

„Der Standort ist ein Untergeschoss, es gibt kein Netz“

Ein Klassiker in der Sicherheitsbranche. Zwei Lösungen: den QR-Code ein paar Meter weiter in einen Bereich mit Empfang verlegen – Eingang, Wachposten – oder ein Tablet im WLAN des Standorts aufstellen, das dann als gemeinsame Stempeluhr dient. Die Wachleute stempeln dort mit ihrer PIN.

„Ein Wachmann könnte stempeln, ohne vor Ort zu sein“

Der QR-Code allein reicht nicht: Bei der Zeiterfassung wird die GPS-Position erfasst und mit dem Umkreis des Standorts verglichen. Eine Zeiterfassung außerhalb der Zone wird gespeichert, aber mit der gemessenen Entfernung als auffällig markiert und dem Verantwortlichen sofort gemeldet. Die PIN identifiziert den Wachmann, der QR-Code den Standort, GPS bestätigt die Anwesenheit.

„Ich habe bereits ein Papier-Wachbuch“

Es bleibt nützlich, um Ereignisse zu beschreiben. Was es nicht leistet: eine Ankunftszeit unanfechtbar belegen, Ihre Rechnungsstellung ohne erneute Eingabe speisen oder Sie in Echtzeit warnen, dass ein Wachmann seinen Posten nicht angetreten hat. ChronoTrack ersetzt keinen Vorfallbericht: Es macht Stunden und Anwesenheit verlässlich und ergänzt sie um eine zeitgestempelte Meldung mit Foto.

„Meine Kunden verlangen detaillierte Nachweise“

Berichte lassen sich nach Standort und Zeitraum filtern und nach Excel exportieren. Sie erstellen Dienstnachweise pro Kunde in wenigen Klicks, mit den tatsächlich geleisteten Stunden – das hilft bei Reklamationen ebenso wie bei einer lückenlosen Rechnungsstellung.

Was sich für die Rechnungsstellung ändert

Zwei Margenlecks sind in der Sicherheitsbranche klassisch: geleistete, aber mangels Nachweis nie abgerechnete Dienste und dem Wachmann bezahlte Überstunden, die dem Kunden nicht weiterberechnet werden. Beide haben dieselbe Ursache – eine ungenaue Stundenzählung.

Wenn jeder Dienst zeitgestempelt ist, wird die Summe pro Standort und pro Wachmann automatisch berechnet, Abweichungen vom Vertrag werden von selbst sichtbar, und die Rechnungsstellung basiert auf den tatsächlichen Stunden. Die Abwesenheitsverwaltung und die Teamkommunikation beruhen auf denselben Daten, ohne doppelte Eingabe.

Siehe auch unsere Seite zu Sicherheit und privater Bewachung, oder wie die Zeiterfassung ohne App im Detail funktioniert.