Organisieren Sie, wer wann wo arbeitet, auf einem übersichtlichen Wochenraster. Drag & Drop, Wochenkopie, wiederkehrende Schichten und automatische Warnungen: Die Einsatzplanung von ChronoTrack spart Verantwortlichen Stunden und ist direkt mit der GPS-Zeiterfassung verbunden.
Jede Zeile ist ein Mitarbeiter, jede Spalte ein Tag. Sie legen eine Schicht per Klick in eine Zelle an und verschieben sie per einfachem Drag & Drop von einem Tag oder einer Einsatzkraft zur anderen. Jeder Kunde hat seine eigene Farbe – für den Überblick auf einen Blick.
Der Dienstplan wird automatisch mit den tatsächlichen Zeiterfassungen abgeglichen, um Verspätungen und Abwesenheiten zu erkennen, und ist mit den Abwesenheiten synchronisiert: Ein abwesender Mitarbeiter kann nicht eingeplant werden. Nach dem Ausstempeln kann die App sogar den nächsten Einsatz vorschlagen und die Navigation starten.
ChronoTrack vergleicht den Dienstplan mit dem Vertrag jedes Kunden und mit den Vertragsstunden jedes Mitarbeiters und meldet Abweichungen, bevor sie zu Streitfällen werden.
Genau dafür gibt es Drag & Drop: Einen Einsatz von einem Mitarbeiter auf einen anderen oder von einem Tag auf den nächsten zu verschieben, dauert eine Sekunde und erfordert keine erneute Eingabe. Kurzfristige Ausfälle sind der häufigste Fall – ist ein Mitarbeiter als abwesend markiert, verhindert der Dienstplan seine Zuweisung, und Sie sehen sofort, welche Schichten neu zu vergeben sind.
Das Ziel ist kein starrer Dienstplan, sondern einer, der sich schneller korrigieren lässt als eine Tabelle, die drei Personen gemeinsam pflegen.
Das ist in der Reinigung wie in der Instandhaltung üblich: Manche Standorte werden nur jede zweite Woche angefahren. Bei der Wochenkopie wählen Sie die Quelle – die Vorwoche oder die Woche davor – und sehen die Parität jeder Woche, damit Sie nicht die falsche duplizieren. Vor der Bestätigung zeigt eine Übersicht, wie viele Einsätze kopiert werden und welche übersprungen werden, weil der Mitarbeiter im Urlaub ist.
Die Notizen, die Sie einer Schicht hinzufügen, bleiben intern – sie werden den Mitarbeitern nicht angezeigt. Am Ende eines Einsatzes sieht der Mitarbeiter, der gerade ausgestempelt hat, dafür seinen nächsten Einsatz des Tages mit Adresse und einer Schaltfläche, die direkt die GPS-Navigation startet. Er muss nichts nachschlagen und niemanden fragen.
Zwei Warnungen laufen kontinuierlich. Die erste vergleicht die Planung mit dem Vertrag jedes Kunden und unterscheidet Unterplanung – Sie rechnen Stunden ab, die Sie nicht leisten – von Überplanung, die Ihre Marge schmälert. Die zweite vergleicht die geplanten Stunden jedes Mitarbeiters, Fahrzeit inklusive, mit seinen Vertragsstunden.
Beide lassen sich mit einem Klick in der Aktionsleiste des Dienstplans prüfen, Woche für Woche, ohne auf den Monatsabschluss zu warten.
Ein Dienstplan in einer Tabelle ist ein totes Dokument: Er zeigt, was geplant war, nie, was tatsächlich passiert ist. Hier werden Plan und Ist automatisch verglichen, und die Abweichungen fließen direkt in die nach Excel exportierbaren Stundenberichte.
In der Praxis werden dieselben Daten dreimal genutzt: um die Woche zu organisieren, um dank der Zeiterfassung per QR-Code ohne App zu prüfen, ob die Einsätze wirklich stattgefunden haben, und um anschließend die Stunden für Lohnabrechnung und Kundenrechnung bereitzustellen. Genau das beseitigt die doppelte Eingabe am Monatsende.
Ein Klick auf „Per E-Mail senden“, und jede Einsatzkraft erhält ihren Wochenplan mit der Adresse jedes Objekts. Ändern Sie danach einen Einsatz, erhalten die Betroffenen wenige Minuten nach Ihrer letzten Änderung eine einzige Zusammenfassung (neu, geändert, abgesagt) statt einer E-Mail pro Änderung.
Sie können auch ein ganzes Team auf einmal einplanen: Der Einsatz wird für jedes Mitglied angelegt, wer im Urlaub ist, wird ausgelassen, und ein PDF-Dienstplan pro Team lässt sich mit einem Klick drucken.
Auf Kundenseite informiert die Terminerinnerung die Ansprechpartner des Objekts per E-Mail 24 h, 48 h, 72 h oder eine Woche vor dem Einsatz, mit Ihrem Logo. Ein vorbereiteter Zugang und ein informierter Ansprechpartner ersparen vergebliche Anfahrten.
15 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.