Urlaubsanträge, Salden, Genehmigungen und unterschriebene PDF-Formulare: ChronoTrack digitalisiert die gesamte Abwesenheitsverwaltung Ihrer Außendienstteams – für Mitarbeiter über einen einfachen QR-Code + PIN zugänglich, ohne App und ohne Konto.
Der Mitarbeiter scannt einen QR-Code, identifiziert sich mit seiner PIN, wählt seine Daten (Vormittag, Nachmittag, ganzer Tag oder mehrere Tage), sieht seine Salden in Echtzeit und unterschreibt direkt auf dem Bildschirm. Einfach – auch für eine Einsatzkraft ohne E-Mail-Adresse.
Alle Abwesenheiten auf einem Monatsraster, gruppiert nach Team. Offene Anträge genehmigen Sie direkt im Kalender.
Genehmigte Abwesenheiten werden sofort im Dienstplan berücksichtigt: Ein Mitarbeiter im Urlaub kann nicht mehr eingeplant werden, was Zuweisungsfehler vermeidet.
In den meisten Dienstleistungsunternehmen beginnt ein Urlaubsantrag als Zettel oder SMS, liegt eine Weile auf einem Schreibtisch, kommt mündlich zurück und landet in einer Salden-Tabelle, die eine einzige Person pflegt. Niemand ist sich der Stände sicher, Anträge überschneiden sich, und manchmal wird ein Mitarbeiter trotz genehmigten Urlaubs eingeplant.
Den braucht es nicht. Der Antrag erfolgt über einen in den Räumen ausgehängten QR-Code: Der Mitarbeiter scannt ihn, gibt seine PIN ein und sieht seine eigenen Salden und bisherigen Anträge. Er wählt seine Daten, gibt an, ob es ein ganzer Tag, ein Vormittag oder ein Nachmittag ist, unterschreibt mit dem Finger und sendet ab.
Keine App, kein Benutzername, keine dienstliche E-Mail nötig – dasselbe Prinzip wie bei der Zeiterfassung per QR-Code.
Der verbrauchte Saldo wird nicht von Hand eingetragen: Er wird aus den tatsächlich genehmigten Anträgen neu berechnet. Er kann sich also nicht von der Realität entfernen – genau der strukturelle Schwachpunkt einer Tabelle, in der eine vergessene Genehmigung den Stand für den Rest des Jahres verfälscht.
Sie legen die Stände pro Mitarbeiter, Art und Jahr fest, und der Mitarbeiter sieht seinen Restanspruch schon bei der Antragstellung – das verhindert einen guten Teil unmöglicher Anträge.
Die Prüfung übernimmt die App, nicht Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie versuchen, einen Mitarbeiter mit genehmigtem Urlaub einer Schicht zuzuweisen, verweigert der Dienstplan dies und weist Sie darauf hin. Beim Kopieren einer Woche werden die betroffenen Schichten automatisch ausgeschlossen und aufgelistet, sodass Sie genau wissen, welche neu zu vergeben sind.
Vor der Genehmigung können Sie den Abwesenheitskalender direkt aus dem Antrag öffnen, mit hervorgehobener Zeile des Antragstellers und umrandeten Wunschdaten. Sie sehen sofort, ob bereits ein anderer Mitarbeiter aus demselben Bereich im Zeitraum abwesend ist, statt blind zu genehmigen und den Konflikt eine Woche später zu entdecken.
Eine Ablehnung erfordert eine Begründung, die dem Mitarbeiter mitgeteilt wird – so wirken Entscheidungen nicht willkürlich.
Jeder Antrag lässt sich als PDF-Formular erzeugen: Identität des Mitarbeiters, Art der Abwesenheit, Daten und Dauer in Arbeitstagen, handschriftliche Unterschrift des Antragstellers, dann Name des Genehmigenden mit Datum und Uhrzeit der Entscheidung. Das Dokument für die Personalakte – ohne erneute Eingabe erstellt.
Abwesenheiten stehen nicht isoliert in einer Ecke. Sie sperren die Planung, erscheinen im Teamkalender und werden bei der Lohnabrechnung mit den tatsächlich erfassten Stunden abgeglichen. Diese Kontinuität beseitigt die Abweichungen am Monatsende zwischen dem, was geplant, was gearbeitet und was zu bezahlen ist.
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