Demandes de congés, soldes, validation et fiches PDF signées : ChronoTrack digitalise toute la gestion des absences de vos équipes terrain - accessible aux employés par simple QR code + PIN, sans application ni compte à créer.
L'employé scanne un QR code, s'identifie avec son PIN, choisit ses dates (matin, après-midi, journée ou plusieurs jours), consulte ses soldes en temps réel et signe directement à l'écran. Simple, même pour un agent qui n'a pas d'adresse e-mail.
Visualisez toutes les absences sur une grille mensuelle, avec regroupement par équipe. Vous approuvez une demande en attente directement depuis le calendrier.
Les absences approuvées se répercutent immédiatement sur le planning : un employé en congé ne peut plus être planifié, ce qui évite les erreurs d'affectation.
Dans la plupart des entreprises de services, une demande de congé commence par un papier ou un SMS, se perd un moment sur un bureau, revient par oral, et finit dans un tableur de soldes tenu par une seule personne. Personne n'est certain des compteurs, les demandes se croisent, et il arrive qu'un agent soit planifié alors qu'il est en congé validé.
Ils n'en ont pas besoin. La demande se fait depuis un QR code affiché dans les locaux : l'agent le scanne, saisit son code PIN, et accède à ses propres soldes et à l'historique de ses demandes. Il choisit ses dates, précise s'il s'agit d'une journée entière, d'une matinée ou d'un après-midi, signe du doigt, et envoie.
Aucune application, aucun identifiant, aucune adresse e-mail professionnelle nécessaire - le même principe que le pointage par QR code.
Le solde consommé n'est pas saisi à la main : il est recalculé à partir des demandes réellement approuvées. Il ne peut donc pas se désynchroniser du réel, ce qui est le défaut structurel du tableur - où une validation oubliée fausse le compteur pour le reste de l'année.
Vous définissez les compteurs par salarié, par type et par année, et l'agent voit son solde restant au moment où il fait sa demande, ce qui supprime une bonne part des demandes impossibles.
Le contrôle est fait par l'application, pas par votre vigilance. Si vous tentez de placer un agent en congé validé sur un créneau, le planning refuse l'opération et vous l'indique. Lors d'une copie de semaine, les créneaux concernés sont automatiquement écartés et listés, de sorte que vous savez exactement lesquels sont à réattribuer.
Avant d'approuver, vous pouvez ouvrir le calendrier des absences directement depuis la demande, avec la ligne du demandeur mise en évidence et les dates concernées encadrées. Vous voyez immédiatement si un autre agent du même secteur est déjà absent sur la période, au lieu de valider à l'aveugle puis de découvrir le conflit une semaine plus tard.
Un refus impose de saisir un motif, qui est transmis au salarié - ce qui évite les décisions perçues comme arbitraires.
Chaque demande peut être éditée en fiche PDF : identité du salarié, type d'absence, dates et durée en jours ouvrés, signature manuscrite du demandeur, puis nom du valideur avec la date et l'heure de la décision. C'est le document à classer au dossier du personnel, généré sans ressaisie.
Les absences ne vivent pas dans un coin isolé. Elles bloquent la planification, apparaissent dans le calendrier d'équipe, et se recoupent avec les heures réellement pointées lorsque vous préparez la paie. C'est cette continuité qui fait disparaître les écarts de fin de mois entre ce qui était prévu, ce qui a été travaillé et ce qui doit être payé.
15 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire.