Un dégât, du matériel manquant, un problème sur site : vos équipes le remontent en quelques secondes depuis leur téléphone, photos à l'appui. Le responsable est notifié immédiatement. Fini les informations perdues entre le terrain et le bureau.
Depuis l'écran de pointage, l'employé crée un signalement, décrit la situation et joint des photos. Le responsable reçoit une notification par e-mail avec tous les éléments, et peut agir sans délai.
Le gardiennage documente les incidents de sécurité, le nettoyage signale le matériel manquant ou les dégâts, la gestion locative recueille les demandes des locataires. Tout est centralisé et traçable.
Un agent constate une fuite, une porte forcée, un équipement cassé. Dans la plupart des entreprises, l'information transite par SMS, par appel en fin de journée, ou par une note laissée sur un cahier. Elle arrive tard, sans photo, sans heure précise, et parfois elle n'arrive jamais - surtout quand l'agent doute que ce soit important.
Le coût de cette perte est double : un petit problème devient une grosse réparation, et vous apprenez l'incident par votre client plutôt que par votre équipe.
Ils signalent peu parce que c'est coûteux : il faut trouver le bon interlocuteur, expliquer où l'on est, décrire ce qu'on voit. Ici, le signalement part de l'écran de pointage déjà ouvert, le site est identifié automatiquement, et la photo remplace l'essentiel de la description. Ce qui prenait un appel de trois minutes prend vingt secondes.
En pratique, c'est l'inverse qui se produit : le volume reste modeste mais la qualité change. Chaque signalement arrive horodaté, rattaché à un site et à un agent, avec des photos jointes - vous jugez en quelques secondes s'il faut intervenir. Les responsables que vous désignez sont notifiés par e-mail au moment où le signalement est créé.
C'est prévu, et c'est un argument commercial. Vous pouvez mettre à disposition un QR code destiné à votre client, qui lui permet de remonter directement une remarque, sans passer par votre standard. Pour les bailleurs et les gestionnaires d'immeubles, un QR code locataire permet aux occupants de signaler un problème dans les parties communes.
Vous centralisez ainsi trois sources - vos agents, votre client, les occupants - au même endroit, au lieu de les voir arriver par trois canaux différents.
Chaque signalement est archivé avec ses photos et reste consultable par site. C'est utile lors d'un litige - vous prouvez que le problème a été remonté à telle date - comme lors du renouvellement d'un contrat, où l'historique documente ce que vous avez réellement traité au-delà de la prestation prévue.
Le signalement s'ouvre depuis la page de pointage sans application : aucune installation, aucun compte, donc utilisable par les intérimaires dès le premier jour. Il complète le regard du responsable lors de ses contrôles qualité, et lorsqu'un incident concerne la sécurité de l'agent lui-même, c'est l'alerte SOS géolocalisée qui prend le relais.
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